Vrouwenkoor De Colores hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In dit privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Vrouwenkoor De Colores houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

 

  1. Verantwoordelijke 

Het bestuur van de vereniging Vrouwenkoor De Colores is verantwoordelijk voor de verwerking en bescherming van je persoonsgegevens.

  1. Persoonsgegevens 

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over jou of die we in verband kunnen brengen met jou. Om de persoonsgegevens te mogen gebruiken, wijzen we in de contacten met al onze relaties nadrukkelijk op dit privacy beleid. 

  1. Van wie hebben we persoonsgegevens

We houden persoonsgegevens bij van:

  • leden;
  • oud-leden;
  • dirigent van het koor;
  • individuele musici, andere koren en ensembles;
  • organisaties en zakelijke relaties van het koor.
  1. Welke persoonsgegevens verzamelen we

Hieronder zie je welke persoonsgegevens we verzamelen en dus ook kunnen gebruiken.

  • Leden

Voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, stemgroep,

pasfoto, datum aanvang lidmaatschap en indien noodzakelijk je bankrekeningnummer;

  • Oud-leden

Voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, stemgroep, pasfoto, datum aanvang en einde van het lidmaatschap

  • Dirigent

Voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, pasfoto, datum aanvang en einde contract; gegevens m.b.t. de uitoefening van haar/zijn vakgebied;

  • Individuele musici, andere koren en ensembles

Voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, gegevens m.b.t. de uitoefening van hun vakgebied;

  • Organisaties en zakelijke relaties (bedrijf, stichting, vereniging

Naam, adres, telefoonnummer, emailadres, bankrekeningnummer, website, en de namen van contactpersonen en vertegenwoordigers van de organisatie.

  1. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens 
  • Om contact met je op te kunnen nemen;
  • om betalingen van contributie, aanschaf muziek en accessoires, workshops en afgenomen diensten af te wikkelen;
  • om afspraken te kunnen maken over uitvoeringen, deelname van het koor aan uitvoeringen en overige activiteiten;
  • voor het inzicht krijgen en houden in de samenstelling van het koor;
  • samenstellen en in stand houden van een ‘smoelenboek’;
  • om je op de hoogte te houden van onze activiteiten d.m.v. e-mails, nieuwsbrieven, aanbiedingen op onze website of andere vormen van social media.
  1. Met wie en op welke manier delen we persoonsgegevens

Leden van het koor ontvangen per e-mail steeds een actuele adressenlijst van de leden van het koor.

Persoonsgegevens van bestuursleden en de dirigent worden voor zover noodzakelijk verstrekt aan:

  • de Kamer van Koophandel; online via de site van Kamer van Koophandel
  • de Koninklijke Bond van Zang- en Oratoriumverenigingen (KBZON); online via de site van de KBZON
  • de bank; online via de site van de bank, per e-mail en bij een bezoek aan de bank;
  • bij aanvragen voor subsidies van fondsen; online via de site van het betreffende fonds en per e-mail.

Voor het overige delen we je gegevens niet met anderen, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

6a. Website en Facebook

De website en Facebook bevatten foto- en videomateriaal en teksten over evenementen die De Colores heeft georganiseerd. Het foto- en videomateriaal zal enkel groepen betreffen. Foto- en videomateriaal van individuen zal niet op de website en/of Facebook geplaatst worden.

  1. Bewaartermijnen

We bewaren je persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we je gegevens gebruiken. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

  1. Beveiliging 

Ter bescherming van je persoonsgegevens hebben we technische en organisatorische maatregelen getroffen. De gegevens worden bewaard onder beheer van het bestuur en digitale bestanden zijn beveiligd met een wachtwoord.

  1. Functionaris Gegevensbescherming 

Als vereniging is Vrouwkoor De Colores niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen. Echter, de secretaris zal wel als zodanig hiermee worden belast.

  1. Datalek

Bij een datalek zal het bestuur betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering van het lek hiervan in kennis stellen.

Indien blijkt, dat alleen persoonsgegevens zijn gelekt die slechts geringe kans geven op schending van de rechten van betrokkenen, dan zal er geen melding plaatsvinden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit ter beoordeling door het bestuur.

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris een registratie bijhouden van gemelde datalekken.

  1. Je persoonsgegevens bekijken/aanpassen, verwijderen en vragen/klachten

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking of de manier van verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

  1. Inwerkingtreding

Dit vernieuwde privacy beleid is goedgekeurd door bestuur en leden is in werking getreden op 05 maart 2019.